Người Nhật nổi tiếng với phong cách làm việc chuyên nghiệp và năng suất lao động cao bậc nhất thế giới. Một trong những bí quyết của họ chính là áp dụng phương pháp Horenso nâng cao hiệu quả công việc một cách đáng kinh ngạc.
Bạn biết về Horenso chưa? Cập nhật ngay để đạt năng suất cao trong công việc tại Nhật hay đơn giản là việc học tại trường!
1. Horenso là gì?
Horenso là quy tắc làm việc được viết tắt từ 3 chữ:
- Hokoku: Báo cáo
- Renraku: Liên hệ
- Sodan: Hỏi ý kiến và thảo luận
Quy tắc Horenso
Cụ thể, trong công việc, bạn cần làm báo cáo định kỳ cập nhật tiến độ công việc với cấp trên. Tiếp theo là phải thường xuyên liên lạc với các bộ phận liên quan để nắm bắt kịp thời các thông tin cần thiết. Cuối cùng là phải thảo luận và hỏi ý kiến sếp, quản lý, đồng nghiệp khi gặp vấn đề khó cần đưa ra hướng giải quyết tốt nhất.
2. Nguyên tắc áp dụng Horenso trong công việc
Sau khi đã biết Horenso là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nguyên tắc áp dụng phương pháp này giúp người Nhật tối ưu hiệu quả làm việc.
2.1. Hokoku: Báo cáo
Những người sếp Nhật của bạn sẽ rất vui khi bạn chủ động báo cáo thường xuyên tình hình công việc. Đừng đợi đến khi cấp trên hỏi, bạn nên báo cáo khi:
- Thời điểm báo cáo: Đối với công việc có thời gian dài, bạn cần báo cáo thường xuyên tiến độ công việc. Báo cáo khi có sự thay đổi hoặc vấn đề mới phát sinh. Khi hoàn thành công việc, bạn cũng cần làm báo cáo gửi sếp.
- Phương pháp báo cáo: Định kỳ, chính xác, đầy đủ thông tin, văn phong lịch sự, tin xấu báo trước, ưu tiên ngắn gọn và xúc tích.
- Phương pháp báo cáo không nên: Thiếu tính chính xác, ít thông tin, nói tin tốt trước.
2.2. Renraku: Liên hệ
Trong Horenso, liên hệ là khó nhất vì bạn cần cân nhắc về thời gian, công việc của người muốn liên hệ trước khi trao đổi với họ, bởi mọi người đều có những công việc riêng phải làm.
- Phương pháp liên hệ:
Đối với những vấn đề khẩn cấp, đơn giản, bạn có thể trao đổi trực tiếp bằng lời nói, điện thoại và chỉ nói những gì cần thiết.
Nếu cần bán bạc với nhiều người, bạn có thể gửi email nội bộ hoặc tổ chức một cuộc họp. Các công việc liên quan đến phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nghiệm… bạn nên sử dụng văn bản để liên lạc.
- Phương pháp giao tiếp không phù hợp: Giao tiếp dài dòng và khó hiểu, tốn thời gian, không liên quan đến công việc hiện tại.
2.3. Sodan: Hỏi ý kiến và thảo luận
Đây chính là điểm then chốt cuối cùng để bạn đưa ra được các cách giải quyết hiệu quả nhất. Giống như một câu thành ngữ của Việt Nam “Một cây làm chẳng nên non/Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, đừng tự làm việc một mình mà hãy hỏi ý kiến mọi người, cùng nhau góp thêm những góc nhìn cho vấn đề được nêu ra. Từ đó, bạn sẽ chọn được phương án tốt để giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
- Phương pháp bàn bạc tốt: Nhiều người, đa dạng cá tính và phong cách. Khuyến khích đưa ra quan điểm, ghi nhận ý kiến. Khi ra quyết định cuối cùng, mọi người đều tuân thủ theo.
- Bàn bạc không tốt: Ít người, không đưa ra nhiều ý kiến, bác bỏ ngay lập tức, mỗi người một hướng, không ra được quyết định cuối cùng.
3. Tại sao doanh nghiệp Nhật sử dụng quy tắc Horenso?
Quy tắc Horenso giúp tạo mối quan hệ thân thiết giữa sếp và nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết. Đồng thời, đồng nghiệp sẽ tìm được tiếng nói chung và cùng nhau giải quyết công việc một cách tốt nhất.
Theo Horenso, mọi quyết định sẽ dựa trên ý kiến đóng góp của mọi người và sự phê duyệt của cấp trên. Vì vậy, các phương án được đưa ra thường là tối ưu nhất. Cách làm này hiệu quả hơn rất nhiều so với việc bạn phải tự mình đưa ra một quyết định.
4. Tình huống minh họa
Để giúp bạn hiểu rõ Horenso là gì và cách ứng dụng, chúng ta tìm hiểu một ví dụ cụ thể.
Tình huống: Bạn bị ốm và muốn xin nghỉ.
Theo quy tắc Horenso, chúng ta thực hiện như sau:
- Báo cáo: Báo cáo về tình trạng sức khỏe và mong muốn xin nghỉ với sếp.
- Liên lạc: Liên hệ với cấp trên và đồng nghiệp để bàn giao phần công việc cần làm trong ngày hôm đó.
- Thảo luận: Thảo luận, bàn bạc với đồng nghiệp để họ nắm và thực hiện được phần công việc cần làm.
